GoBD & DSGVO ohne Spielraum
Gesetzliche Vorgaben lassen keinen Ermessensspielraum – geschäftsrelevante E-Mails müssen vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden.
E-Mail-Archivierung
Revisionssichere E-Mail-Archivierung – Kurs halten. Ihre Daten sind an Bord.
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche E-Mails vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar zu archivieren.
Das Gesetz kennt keine Ausnahme
E-Mail-Archivierung ist Pflicht – fehlende Archivierung wird teuer.
Bei Behörden oder Enterprise-Umgebungen können bereits kleine Lücken in der E-Mail-Archivierung erhebliche Folgen haben.
Compliance-Verstöße
Wer die Vorgaben nicht erfüllt, riskiert Beanstandungen, Bußgelder und Auflagen bei Prüfungen.
Verlust der Beweiskraft
Fehlende oder veränderbare E-Mails taugen im Streitfall nicht als Beweismittel.
Gefahr für die Reputation
Ein öffentlich gewordener Compliance-Verstoß beschädigt das Vertrauen von Kunden und Partnern nachhaltig.
Die Realität: Viele Archivierungslösungen sind unvollständig, komplex oder unsicher – und werden selbst zum Risiko.
Was ist E-Mail-Archivierung?
Revisionssichere E-Mail-Archivierung: Definition, Pflichten & Lösung.
Die Lösung
E-Mail-Archivierung mit groupios: vollständig automatisiert und rechtssicher.
In der groupios Mare Cloud archivieren Sie alle E-Mails zentral, manipulationssicher und ohne Benutzerinteraktion – direkt am Gateway, bevor Risiken überhaupt entstehen.
Vollständige Erfassung am Gateway
Das groupios Gateway gewährleistet eine vollständige und manipulationssichere Erfassung aller E-Mails – einschließlich eingehender und ausgehender Kommunikation. Keine Gefahren. Keine Abhängigkeit vom Nutzer.
Jede E-Mail in Sekunden auffindbar
Jede E-Mail ist innerhalb von Sekunden auffindbar – auch bei großen Datenmengen. Volltextsuche inklusive Anhängen, OCR-Erkennung für gescannte Dokumente, Filter nach Absender, Empfänger und Zeitraum sowie eine Exportfunktion. Perfekt für Audits, Prüfungen und Rechtsfälle.
Handlungsfähig bei Systemausfällen
Auch bei Systemausfällen oder Ransomware-Angriffen behalten Sie Zugriff auf Ihre E-Mails. Einzelne Nachrichten oder ganze Postfächer lassen sich zügig wiederherstellen – Ihre Handlungsfähigkeit bleibt stets erhalten. Ihr Geschäft läuft weiter – egal was passiert.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung – vollständige Kontrolle Ihrer Unternehmensdaten.
groupios kombiniert Rechtskonformität mit maximaler Betriebssicherheit – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre IT oder Ihre Mitarbeitenden.
100 % Compliance und Rechtssicherheit
Erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben ohne zusätzlichen Aufwand: GoBD-konforme Archivierung, DSGVO-konforme Verarbeitung und WORM-gesicherte, unveränderbare Speicherung. Rechtssicherheit ist bei groupios kein Add-on – sondern Standard.
Nahtlose IT-Integration
Automatische Archivierung aller E-Mails aus Microsoft 365®, Exchange®, Google Workspace® oder Standard-Mailservern (SMTP/IMAP) – ohne Add-ons, ohne lokale Installationen, ohne Migration. Jederzeit flexibel einsetzbar – ohne Systembrüche.
WORM-Prinzip & Manipulationsschutz
Ohne WORM-Speicherung ist Ihre E-Mail-Archivierung nicht revisionssicher. Damit erfüllen Sie zentrale Compliance-Anforderungen nicht. groupios garantiert unveränderbare Speicherung – jede archivierte E-Mail ist exakt so erhalten, wie sie ankam. Revisionssicher durch optimales technisches Design.
Sicherheit vor der Archivierung
Die groupios Mare Cloud schützt vor Manipulation, Malware und Datenverlust bereits vor der Speicherung. Verschlüsselung ist standardmäßig aktiv – optional auch mit sicherer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung via modernem S/MIME Standard. Security als integraler Bestandteil der Archivierung.
Vollständiger Audit-Trail
Jede Aktivität wird zu jedem Zeitpunkt lückenlos protokolliert. Der vollständige Audit-Trail dokumentiert, wer wann auf welche E-Mail zugegriffen hat – und belegt im Prüfungsfall die Integrität Ihrer sicheren E-Mail-Archivierung mit groupios. Transparenz für Prüfer, optimale Sicherheit für Sie.
Skalierbar und zukunftssicher
Ihre Archivierungslösung passt sich flexibel an Ihr Unternehmenswachstum an – ohne Kapazitätsengpässe, ohne Systemwechsel, ohne jeglichen Mehraufwand. Betrieben auf einer Made-in-Germany-Infrastruktur. Wächst mit Ihrem Unternehmen. Jederzeit und zuverlässig.
E-Mail-Archivierung: groupios Mare Cloud vs. Standardlösungen.
Entwickelt für Organisationen, bei denen Sicherheit und Compliance geschäftskritisch sind.
Archivierungszeitpunkt
groupios Mare Cloud: Am Gateway – vor Risiken
Standardlösungen: Im Nachgang, lückenhaft
Erfassungsqualität
groupios Mare Cloud: Lückenlose Archivierung
Standardlösungen: Unvollständige Erfassung
Manipulationsschutz
groupios Mare Cloud: WORM-gesicherte Speicherung
Standardlösungen: Manipulierbare Daten
Benutzerabhängigkeit
groupios Mare Cloud: Automatisiert, nutzerunabhängig
Standardlösungen: Abhängig vom Nutzerverhalten
DSGVO / GoBD-Konformität
groupios Mare Cloud: Vollständig GoBD-konform
Standardlösungen: Oft nur teilweise erfüllt
Datensouveränität
groupios Mare Cloud: „Made in Germany“, kein Cloud Act
Standardlösungen: US-Anbieter, Cloud Act
eDiscovery
groupios Mare Cloud: Volltextsuche in Sekunden
Standardlösungen: Aufwändig oder nicht vorhanden
Darum jetzt handeln!
Die Bedrohungslage wächst – und damit Ihr Haftungsrisiko.
Vier Entwicklungen machen revisionssichere E-Mail-Archivierung zur strategischen Notwendigkeit.
DSGWR
Gesetzliche Anforderungen verschärfen sich kontinuierlich. Prüfungen werden häufiger und detaillierter. Wer heute keine revisionssichere Archivierung betreibt, steht morgen mit leeren Händen vor dem Prüfer.
Haftung
Haftungsrisiken steigen – nicht nur für das Unternehmen, sondern auch auf Management-Ebene. Fehlende Beweise, unvollständige Daten oder nicht nachvollziehbare Kommunikation können zu persönlichen Konsequenzen führen.
Angriffe
Cyberangriffe auf E-Mail-Infrastrukturen nehmen zu. Ohne separate, manipulationssichere Archivierung können Ransomware-Angriffe auch Ihre E-Mail-Historie vernichten – mit gravierenden Folgen für Kontinuität und Compliance.
Cloud Act
US-amerikanische Archivierungslösungen unterliegen dem Cloud Act. groupios Mare Cloud ist in Deutschland gehostet, unterliegt deutschem und europäischem Recht – und schützt Ihre archivierten Daten konsequent.
Wer heute keine revisionssichere E-Mail-Archivierung etabliert, setzt sein Unternehmen morgen realen rechtlichen, finanziellen und strategischen Konsequenzen aus. Im Ernstfall steht nicht nur die Compliance auf dem Spiel, sondern die rechtliche Absicherung des gesamten Unternehmens.
Häufige Fragen zur rechtskonformen E-Mail-Archivierung mit groupios
Was ist revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Revisionssichere E-Mail-Archivierung bezeichnet die gesetzeskonforme, unveränderbare Speicherung geschäftlicher E-Mails nach GoBD und DSGVO. Sie erfordert das WORM-Prinzip (Write Once Read Many), einen vollständigen Audit-Trail und schnellen Zugriff für Prüfungen und eDiscovery. Im Gegensatz zur einfachen Postfachspeicherung sind archivierte E-Mails manipulationssicher und jederzeit als Beweismittel verwendbar.
Warum brauche ich überhaupt eine extra E-Mail-Archivierung?
Ohne rechtskonforme E-Mail-Archivierung bewegen Sie sich in einer rechtlichen Grauzone – mit realem Risiko für Bußgelder, Haftung und Reputationsschäden. GoBD und DSGVO schreiben vor, dass geschäftsrelevante E-Mails vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden müssen. Mit groupios schließen Sie diese Lücke konsequent – automatisiert, revisionssicher und ohne Abhängigkeit vom Nutzerverhalten.
Was ist das WORM-Prinzip und warum ist es wichtig?
WORM steht für „Write Once Read Many“ – einmal schreiben, beliebig oft lesen. Archivierte E-Mails können nach der Speicherung nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Das WORM-Prinzip ist eine zentrale GoBD-Anforderung und stellt sicher, dass archivierte E-Mails als unverfälschte Beweismittel bei Audits und in Rechtsstreitigkeiten eingesetzt werden können. Ohne WORM ist Ihre Archivierung nicht revisionssicher.
Reicht die Speicherung im E-Mail-Postfach nicht aus?
Nein. Ein Postfach ist kein Archiv – und genau das wird im Ernstfall zum Problem. E-Mails können gelöscht, verändert oder unbeabsichtigt überschrieben werden. groupios eliminiert dieses Risiko vollständig, indem jede E-Mail manipulationssicher und unabhängig vom Benutzer direkt am Gateway archiviert wird – nach WORM-Prinzip, bevor irgendein Risiko entstehen kann.
Wie lässt sich die Archivierung in unsere bestehende IT-Architektur integrieren?
groupios integriert sich nahtlos auf Gateway-Ebene in Microsoft 365®, Exchange®, Google Workspace® oder Standard-Mailserver (SMTP/IMAP) – ohne Migration, ohne Unterbrechung, ohne lokale Installationen. Es sind keine Add-ons oder Änderungen an Ihrer bestehenden IT erforderlich. Die vollständige Kontrolle über Ihre E-Mail-Kommunikation bleibt dabei erhalten.
Was passiert bei einem Cyberangriff – bleiben meine E-Mails zugänglich?
Ja. Das groupios-Archiv ist von Ihrer produktiven E-Mail-Infrastruktur getrennt und gegen Ransomware und Systemausfälle geschützt. Einzelne Nachrichten oder ganze Postfächer können schnell wiederhergestellt werden. Selbst wenn Ihre gesamte produktive Infrastruktur betroffen ist, bleiben die archivierten E-Mails verfügbar – Ihre Geschäftskontinuität bleibt gesichert.
Wie unterstützt groupios bei der Compliance und der Rechtssicherheit?
groupios stellt sicher, dass jede E-Mail vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert wird – und im Ernstfall als belastbarer Beweis vorliegt. Der vollständige Audit-Trail, das WORM-Prinzip und die GoBD-konforme Langzeitspeicherung stärken Ihre Position bei Audits, Streitfällen und Haftungsfragen erheblich.
Die Mare Cloud vereint alle Sicherheitslösungen in einer einzigen Plattform.
Kombinieren Sie unsere verschiedenen Bausteine für maximale Datensouveränität.
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